Databeskyttelse af medarbejderoplysninger

Vi er forpligtet til at beskytte dine personoplysninger og overholde den relevante databeskyttelseslovgivning, herunder især EU's generelle forordning om databeskyttelse, GDPR og Databeskyttelsesloven. Vi behandler udelukkende dine personoplysninger på baggrund af en lovbestemmelse, eller hvis du har givet dit samtykke.

I denne databeskyttelsesmeddelelse forklarer vi, hvilke oplysninger (herunder personoplysninger) der behandles af os i forbindelse med dit ansættelsesforhold.

Hvem er ansvarlig for behandling af personoplysninger?

Den dataansvarlige for behandling af personoplysninger er Xella Danmark A/S, Lysholt Allé 11, 7100 Vejle, 75 89 50 66, xella-danmark@xella.com. Enhver henvisning til "vi" eller "os" i denne databeskyttelsesmeddelelse er en henvisning til førnævnte enhed.

Hvilke oplysninger behandler vi?

Gennemførelsen af dit ansættelsesforhold kræver behandling af personoplysninger:

Basisoplysninger: Vi behandler visse generelle oplysninger om din person og dit ansættelsesforhold hos os. Disse oplysninger kaldes samlet "basisoplysninger". Basisoplysninger omfatteralle oplysninger afgivet af dig i rekrutteringsforløbet, eller som vi har bedt dig om (f.eks. navn, adresse, telefonnummer, e-mail adresse, CPR-nummer, nationalitet og oplysninger om uddannelse og tidligere beskæftigelse);oplysninger gemt i forbindelse med beslutningen om at ansætte dig (især oplysningerne i din ansættelseskontrakt og oplysninger om din stilling i vores organisation).

Gennemførelsesoplysninger: Ud over opdatering af basisoplysninger behandler vi også andre personoplysninger, der indsamles i forbindelse med ansættelsesforholdet. Disse kaldes "gennemførelsesoplysninger".

Gennemførelsesoplysninger omfatter:

Oplysninger om, hvordan du udfører dine opgaver, bl.a. arbejdstider, fravær og vurdering af din arbejdsindsats samt oplysninger indsamlet ved medarbejderudviklingssamtaler;

Oplysninger om vores gennemførelse af ansættelsesforholdet, bl.a. din lønudbetaling eller andre goder eller godtgørelser;

Oplysninger, som du giver os i løbet af ansættelsesforholdet, hvad enten det sker på dit eller vores initiativ;

Personoplysninger, som gives til os af dig eller tredjemand i løbet af dit ansættelsesforhold, herunder især offentlige organer som f.eks. socialforsikrings- eller (skatte-) myndigheder. Disse kan omfatte oplysninger om sygeorlov, graviditet, børnefødsler, handicaps, funktionsnedsættelse, ægteskabsindgåelse eller lignende ændringer i den ægteskabelige status.

Brugsoplysninger: Vi behandler personoplysninger indsamlet i løbet af ansættelsesforholdet på grund af din brug af vores virksomhedsinfrastruktur.

Brugsoplysninger omfatter:

Oplysninger vedrørende din brug af vores IT-infrastruktur (f.eks. din forretnings-e-mail, adgang til internettet eller andre applikationer, programmer eller enheder leveret til dig);

Oplysninger om din brug af andre dele af virksomhedens infrastruktur såsom infrastruktur, der indsamler brugerdata, når en medarbejder er logget på, f.eks. tilsluttede maskiner eller tidsstyringsprogrammer.

Helbredsoplysninger: Vi behandler personoplysninger vedrørende flexjob-ansættelse, fuldtids- eller deltidssygemelding, som kan medføre krav i forhold til arbejdsmiljø og opgaver, samt nedsat arbejdsevne. Oplysningerne indsamles direkte fra dig eller via det offentlige system.

Ovennævnte oplysningskategorier kan omfatte særlige kategorier af personoplysninger, især helbredsoplysninger (f.eks. oplysninger om manglende arbejdsevne på grund af sygdom). Med hvilket formål og på hvilket retsgrundlag behandler vi personoplysninger?

Vi behandler basis-, gennemførelses- og brugsoplysninger vedrørende dit ansættelsesforhold hos os i henhold til artikel 6, stk. 1, litra b) i GDPR og Databeskyttelseslovens §12. For så vidt angår behandling af personnumre skal der henvises til Databeskyttelseslovens §11.

Vi kan desuden behandle basis-, gennemførelses- og brugsoplysninger for at overholde retlige forpligtelser, som vi er underlagt. Dette sker i henhold til artikel 6, stk. 1, litra c) i GDPR og Databeskyttelseslovens §12. Retlige forpligtelser kan især omfatte obligatorisk videregivelse af personoplysninger til socialforsikrings- og (skatte-) myndigheder.

I det omfang, det er nødvendigt, behandler vi (ud over behandling med henblik på ansættelsesforholdet eller for at overholde retlige forpligtelser) personoplysninger med henblik på vores eller tredjemands legitime interesser i henhold til artikel 6, stk. 1, litra f) i GDPR og Databeskyttelseslovens §12.

Legitime interesser kan omfatte

koncerndækkende processer vedrørende intern administration af medarbejderoplysninger; 

etablering af eller forsvar mod retskrav; forebyggelse og efterforskning af strafbare handlinger; 

vedligeholdelse af sikkerhed for vores IT-systemer; 

opretholdelse af sikkerhed i vores lokaler og infrastruktur.

Hvis medarbejderoplysningerne indeholder særlige kategorier af personoplysninger (f.eks. helbredsoplysninger) som angivet i ovenstående afsnit II, behandler vi disse for at opfylde vores forpligtelser inden for loven om beskæftigelse, social sikkerhed og social beskyttelse i henhold til artikel 9, stk. 2, litra b) i GDPR og Databeskyttelseslovens §7 og §12.

Hvis vi under rekrutteringsprocessen eller i løbet af ansættelsesforholdet giver mulighed for samtykke til behandling af personoplysninger, behandler vi de af samtykket omfattede personoplysninger til de formål, der er angivet i samtykket, i henhold til artikel 6, stk. 1, litra a) i GDPR og Databeskyttelsesloven §12.

Hvis samtykket vedrører særlige kategorier af personoplysninger (såsom helbredsoplysninger), sker behandlingen i henhold til artikel 9, stk. 2, litra a) i GDPR og Databeskyttelsesloven §7 og §12.

Bemærk, at

en samtykkeerklæring altid er frivillig, og hverken en samtykkeerklæring eller en senere tilbagetrækning af samtykket har negative konsekvenser for gennemførelsen af dit ansættelsesforhold;

manglende samtykke eller tilbagetrækning af et samtykke kan dog have konsekvenser, og vi informerer om sådanne konsekvenser, før du bliver bedt om at give dit samtykke;

samtykket kan trækkes tilbage når som helst med fremadrettet virkning, f.eks. ved meddelelse til os pr. brev eller e-mail ved brug af de kontaktoplysninger, der er angivet på første side i denne databeskyttelsesmeddelelse.

Er du forpligtet til at afgive oplysninger?

Afgivelse af de basis- og gennemførelsesoplysninger, der er nævnt i afsnit II herover, er nødvendige for at indgå i og opretholde et ansættelsesforhold hos os, medmindre andet angives før eller efter indsamling af oplysningerne. Uden disse oplysninger er vi ikke i stand til at indgå og opretholde et ansættelsesforhold med dig.

Hvis vi indsamler supplerende oplysninger, angiver vi, om afgivelsen af sådanne oplysninger er baseret på en retlig eller kontraktlig forpligtelse eller er nødvendig for opfyldelsen af en aftale (især din ansættelsesaftale). Vi angiver normalt, hvilke oplysninger der er valgfri og ikke er baseret på en retlig eller kontraktlig forpligtelse og heller ikke er nødvendige med henblik på en aftale.

Hvem får eller har adgang til dine oplysninger?

Dine personoplysninger behandles normalt inden for vores selskab. Afhængigt af kategorien af personoplysningerne har kun bestemte afdelinger/organisatoriske enheder adgang til dine personoplysninger. Disse enheder omfatter især HR og lønningsafdelingen, dine overordnede og – hvis oplysningerne behandles via vores IT-infrastruktur – også IT-afdelingen. På grundlag af et administrationskoncept for roller er adgangen til personoplysninger begrænset til de funktioner og det omfang, der er nødvendigt for det pågældende formål med behandlingen.

I det omfang, loven tillader, kan vi overføre dine personoplysninger til modtagere uden for selskabet.

Eksterne modtagere kan omfatte

tilknyttede selskaber i Xella-koncernen, som vi kan overføre personoplysninger til med henblik på intern administration af medarbejderoplysninger;

udbydere, som – på baggrund af særskilte aftaler med os – leverer visse ydelser, som kan omfatte behandling af personoplysninger, samt godkendte underleverandører til vores udbydere;

private eller offentlige organer, i det omfang vi er forpligtet til at overføre dine personoplysninger i henhold til en retlig forpligtelse, som vi er underlagt.forretningsforbindelser i det omfang, videregivelse af personoplysninger (f.eks. dine kontaktoplysninger i virksomheden) er nødvendige for gennemførelsen af dit ansættelsesforhold hos os;Overføres oplysninger til lande uden for EU/EØS?

Personoplysninger behandles normalt inden for Den Europæiske Union eller Det Europæiske Økonomiske Samarbejdsområde. Vi har ikke planer om at overføre dine oplysninger til andre lande ("tredjelande").

Hvor længe bliver dine oplysninger gemt?

Vi gemmer som regel personoplysninger så længe, som vi har en legitim interesse i at gemme dem, og hvis din interesse i, at yderligere behandling ikke skal finde sted, ikke vejer tungere.

Selv uden legitim interesse kan vi fortsat gemme oplysningerne, hvis der eksisterer en retlig forpligtelse (f.eks. overholdelse af en lovbestemt forpligtelse til at gemme dem). Vi sletter dine personoplysninger også uden foranstaltninger fra din side, så snart videre opbevaring ikke længere er nødvendig til de formål, som oplysningerne blev indsamlet eller behandlet for, eller hvis loven ikke længere tillader, at de gemmes.

De basisoplysninger og supplerende oplysninger, der indsamles under ansættelsesforholdet, gemmes normalt indtil ansættelsesforholdet ophører. Oplysningerne slettes under alle omstændigheder, hvis formålet for indsamlingen eller behandlingen er opfyldt. Tidspunktet kan være efter ansættelsesforholdets ophør. Hvis personoplysninger skal gemmes for at overholde en retlig forpligtelse, bliver de opbevaret til udløbet af den pågældende opbevaringsperiode. Hvis personoplysninger kun behandles for at overholde en lovmæssig opbevaringsforpligtelse, er adgangen til sådanne oplysninger som regel begrænset, således at oplysningerne kun er tilgængelige, hvis de skal bruges med henblik på en opbevaringsforpligtelse.

Hvilke rettigheder har du som registreret?

Som registreret kan du

anmode om indsigt i dine personoplysninger, artikel 15 i GDPR

,bede om berigtigelse af ukorrekte personoplysninger, artikel 16 i GDPR,

anmode om sletning af dine personoplysninger, artikel 17 i GDPR,

anmode om, at behandlingen af dine personoplysninger begrænses, artikel 18 i GDPR,

udøve din ret til dataportabilitet, artikel 20 i GDPR,

gøre indsigelse mod behandlingen af dine personoplysninger, artikel 21 i GDPR.

Ovennævnte rettigheder kan gøres gældende mod os, f.eks. ved meddelelse til os via kontaktoplysningerne på første side af denne databeskyttelsesmeddelelse.

Derudover kan du indgive en klage vedrørende behandlingen af dine personoplysninger til den kompetente tilsynsmyndighed, artikel 77 i GDPR.